1. ¿Qué es un CRM?

3. El sector del CRM en la nube, el Cloud CRM.

Efectivamente no es necesario instalar un sistema interno para poder trabajar con un CRM. De hecho, la industria y los software CRM están mejor que nunca. Y es que el mercado de CRM está valorado en más de $ 37 mil millones y se ha expandido en más del 12% cada año desde 2011.

El Cloud Computing ha revolucionado la forma en que las empresas compramos, implementamos y utilizamos las herramientas comerciales, y el CRM no es una excepción. Es posible que te sigas preguntando qué es exactamente un CRM, qué implicaciones tiene en mi empresa y por qué necesito implementarlo en mi organización.

Con la llegada de cloud computing, el CRM se transformó y actualmente son menos costosas, más fáciles de configurar y con mejores funcionalidades. No es difícil encontrar CRMs que ofrecen la gestión de hasta 4.000 emails de forma gratuita. Si analizamos las diferentes herramientas de CRM relacionadas con la empresa y su gestión que actualmente existen, el software CRM es uno de los mejores facilitadores que nos permite a las empresas cumplir con las expectativas de los clientes, de forma eficiente y rentable. Cientos de miles de empresas, tanto grandes como pequeñas, confían en distintos softwares CRM para consolidar los datos de sus clientes y automatizar la gestión de envíos con ellos.

4. Las mejores herramientas de CRM para tu negocio

A partir de analizar qué es un CRM y porqué debes incluirlo en tu negocio, y entendiendo que el software de gestión de relaciones con el cliente es una de las mejores maneras de mantenerse conectado con los clientes, y especialmente ahora en los tiempos en que vivimos, pasamos a analizar los que en nuestra opinión, son los mejores software de CRM que actualmente hay en el mercado.

Las herramientas analizadas, están en la nube ya que, actualmente la mayoría de ellos están basados ​​en la nube, lo que permite que se puedan acceder a ellos desde cualquier lugar, y se pueden almacenar toda la información relevante de una empresa, incluidos los datos de contacto, la información del contrato y los datos de ventas, en un solo lugar para facilitar el acceso.

Para las empresas que necesitan gestionar las relaciones con clientes y empleados, y quieran crecer, los CRM son críticos. Y es cierto que el mercado de CRM está inundado de soluciones, y para cualquier empresa sea grande o pequeña, tratar de analizar y escoger qué herramienta puede ser mejor, puede ser difícil. Así que nos hemos propuesto analizar el top 5 de herramientas CRM que, seguro, darán respuesta a las necesidades que puedas tener:

4.1 HubSpot CRM

HubSpot es el camino a seguir. El servicio está diseñado para los equipos de ventas y marketing e incluye la capacidad de obtener información en tiempo real sobre nuestros clientes, lo que esperan comprar y por qué.

Para los equipos de marketing, HubSpot CRM está diseñado para ayudar a las empresas a obtener nuevos clientes potenciales y convertirlos en oportunidades para el equipo de ventas. El software HubSpot CRM incluye una serie de características importantes, como formularios para capturar datos de clientes, administración de anuncios e integración del chatbot.

Como CRM, puede quedarse corto por lo que deberás incorporar addons y servicios superiores si quieres mejorar la calificación de tus leads. Ideal para aquellas empresas que desean una solución asequible para poder gestionar las comunicaciones con nuestros clientes, esta aplicación de ventas se caracteriza por su enorme facilidad de uso. El equipo encargado de gestionar las ventas de tu empresa dispondrá de todo lo necesario para adaptarse a los nuevos canales de ventas disponibles. Entre sus características destacan las siguientes:

• La posibilidad de poder crear registros de negocios, empresas y contactos. Además, pueden asociarse, personalizarse y editarse.
• Es muy eficaz para que organices el flujo de trabajo de manera más lógica. Cada tarea a realizar puede conectarse con cualquiera de los registros antes mencionados. Incluyen un campo de tarea estándar (estado de la tarea entre otros). Es posible agregar tareas al CRM.
• Te permite realizar una segmentación de los registros y personalizar la forma de verlos. Solo tienes que elegir la opción correspondiente para verlo como una tabla o como un panel.
• Tus empleados podrán enviar mensajes, registrar las actividades realizadas, programar las reuniones correspondientes, grabar y emitir llamadas telefónicas.
• Se integra a la perfección con HubSpot Sales para que los agentes de ventas registren todos los mensajes automáticamente. Además, tendrán la opción de crear contactos nuevos, analizar las tasas de apertura de los correos enviados y comprobar cuántas personas se han registrado en la página web.

4.2 CRM Salesforce

Es quizás el CRM más conocido del mundo, y se ha ganado ese reconocimiento con una serie de características que la mayoría de las empresas necesitan. La aplicación se puede usar para todo, desde ventas hasta servicio al cliente, y nos permite hacer un seguimiento de los clientes, envío de propuestas y presupuestos, e incluso usar inteligencia artificial para obtener más información sobre los clientes que están listos para comprar.

Salesforce también presenta funciones de automatización de marketing o marketing automation, con una función de comercio electrónico incorporada, que permite poder realizar un seguimiento de las ventas digitales y a las campañas de marketing que lanzamos.

Lo mejor de todo es que Salesforce se puede integrar con una gran cantidad de aplicaciones de terceros. Sin embargo, debemos tener en cuenta que Salesforce puede ser un software caro, en función de lo que nuestra empresa pueda necesitar.

Salesforce ofrece una plataforma completa (Customer 360) que incluye un CRM para aumentar su eficacia.

• Personalizar tus campañas de marketing consiguiendo así mejorar los niveles de conversión de tu negocio. Te ayuda a conseguir nuevos clientes gracias al conocimiento de sus necesidades. La segmentación es esencial para descubrir todas las características de tus clientes potenciales. Solo hablándoles en su mismo idioma y creando campañas que les ofrezcan lo que buscan conseguirás el éxito. Ofrecerás una experiencia de compra mucho más acertada.
• Ganarás en inmediatez a la hora de responderles a tus clientes sobre cualquier duda que puedan tener sobre tus servicios. La mejora de la atención al cliente es inmediata y ofrece grandes resultados.
• Automatizarás las tareas más repetitivas con el uso de aplicaciones a medida, así, se consigue optimizar el resultado del trabajo del equipo de marketing y de ventas.
• Generarás leads ya que la plataforma ayuda a aumentar los suscriptores a tu newsletter lo que incide en un aumento progresivo del tráfico hacia tu página web. Aumentarás la conversión gracias a una mayor agilidad en el proceso de compra.
• Conseguirás la fidelización de cada cliente. La personalización de mensajes es imprescindible para alcanzar este objetivo. Mantener el contacto con cada persona que ha confiado en tu oferta es indispensable para que vuelva a comprar alguno de tus productos o servicios.
• Te beneficiarás del análisis de datos. Cada mensaje, consulta, compra o venta genera unos datos que han de analizarse para concretar tendencias y establecer estrategias futuras. El uso del Big Data te permitirá conocer cómo se comporta tu clientela, cómo podría hacerlo y qué debes hacer para seguir vendiendo a un ritmo adecuado.

Salesforce ofrece un servicio completo e integral, pero con un precio elevado, sobre todo para pymes, con altas dosis de adaptabilidad a distintos tipos de empresas, quizá, la adaptación a su funcionamiento podría suponer un pequeño problema, pero dada la sencillez de su uso el cambio siempre es positivo.

Lo mejor de Salesforce es que será muy útil para aquellas empresas que necesiten soluciones más sofisticadas y, por supuesto, tengan presupuesto para usarlo.

4.3 FreshSales

FreshSales busca ayudar a nuestro equipo a identificar y realizar un seguimiento de los clientes potenciales para alcanzar nuestro negocio. Al igual que los otros CRM, FreshSales tiene herramientas para integrar la información del cliente y acceder a esos datos donde quiera que vayamos.

Igual que en Salesforce, también viene con inteligencia artificial sofisticada, por lo que nos puede calificar a nuestros clientes potenciales y decirnos qué clientes potenciales tienen más probabilidades de convertirse en clientes. Y esto, al equipo comercial, le gusta. FreshSales presenta integraciones de terceros que nos permiten trabajar con los servicios y el software que ya usamos en la oficina, y tiene un precio atractivo para empresas de todos los tamaños.

Dicho esto, esa integración es un poco escasa en comparación con las ofertas de compañías más grandes como Salesforce. También debemos tener en cuenta que FreshSales es una opción más nueva y menos sofisticada que Salesforce. Es recomendable para aquellas empresas pequeñas y medianas que quieran incorporar un CRM inteligente.

4.4 Zoho CRM

Zoho CRM se ha establecido como una de las mejores opciones para las empresas que se inician en este mundo de los CRM. Por su precio, Zoho CRM podría ser uno de los mejores valores en esta lista. Cuenta con una gran cantidad de herramientas, incluida la automatización de la fuerza de ventas para automatizar tareas redundantes, además de una herramienta de gestión de procesos para mantener a nuestro equipo de ventas trabajando de manera más eficiente. Zoho CRM puede integrarse con servicios de terceros que ya utilicemos. Y con soporte multicanal, permite funcionar a través de teléfono, texto y correo electrónico.

A tener en cuenta que, en nuestra opinión, es uno de los menos potentes que puedes encontrar en este resumen, así que tenlo en cuenta. Lo mejor que le vemos es que, para empresas que se inician en este mundo del CRM y que desean ver de qué va este jaleo del CRM, es una buena opción. En cambio, si tienes claro que debes incorporar un CRM, quizás se te quede corto, pero no podemos negar el increíble éxito de la propuesta de esta empresa. Más de 150.000 negocios en más de 100 países lo confirman. Las claves para entender su popularidad son las siguientes.

• Tiene un enfoque distinto, con una plataforma desde la que puedes hacer todo lo que necesites. Puedes concertar reuniones con tu equipo de trabajo usando la cámara del ordenador o del móvil sin tener que recurrir a una aplicación externa. En el panel correspondiente es posible compartir la información necesaria para organizar cada jornada quedándose así grabada. El no tener que usar una aplicación o programa distinto supone un ahorro de tiempo considerable.
• Una decidida apuesta por la Inteligencia Artificial. No se trata solo de revisar las tablas y los paneles con las ventas realizadas. También hay que contar con el apoyo de una herramienta que analice los datos que se van generando y que ofrezca gráficas y previsiones para saber cómo actuar.

• La transformación digital, porque al tener la opción de automatizar las tareas más repetidas juega a tu favor. Conseguirás favorecer el engagement de clientes interesados en tus propuestas y sacarles el máximo partido posible a los que confíen en tu oferta.
• Es posible diseñar acciones automáticas. Con un simple clic observarás cuál es el trabajo realizado, las fases que quedan por terminar y llevar a cabo el seguimiento correspondiente para garantizarte el mejor resultado posible.
• El uso de gráficos, tablas y paneles permite conocer, al momento, cuál es el estado de las finanzas de tu negocio. Conociendo el rendimiento económico de tu actividad, y repasando los KPI, podrás conocer cuál será la evolución de tus ventas y adaptarte mejor a los posibles cambios que debas afrontar.

4.5 Zendesk Sell

Zendesk se ha establecido como una herramienta útil para la gestión del servicio al cliente. Ahora, Zendesk Sell también ofrece una solución CRM para nuestro equipo de ventas. Zendesk Sell presenta una herramienta de repositorio de clientes completamente integrada, que nos permite obtener una idea de lo que compran los clientes y poder dar a nuestro equipo de ventas más información para cerrar las ventas.

Cuenta con una interfaz bien diseñada para ver rápidamente el estado de los deals del cliente y puede integrarse con servicios de terceros. El servicio nos permite interactuar con los clientes de varias maneras, incluso a través de llamadas telefónicas y mensajes de texto, y el análisis de llamadas nos informa de cómo está gestionando la oportunidad de ventas por parte de nuestro equipo.

Por el contrario, el precio por usuario y mes, no es barato, especialmente si tenemos en cuenta que sus características están aún más enfocadas a servicio al cliente que a ventas. Lo mejor es para aquellas empresas que ya utilizan Zendesk como chatbot, y que desean ampliar la visión hacia una de 360 grados para mejorar las relaciones con los clientes en las ventas y el servicio al cliente.

5. ¿Por qué debería empezar a trabajar con un CRM?

Las soluciones modernas de CRM permiten a las empresas recopilar y almacenar datos de clientes (datos demográficos, historial de interacción, gustos y necesidades individuales) en un mismo sitio centralizado, a través de la nube. Esto permite a las empresas centralizar y automatizar los datos de clientes, mejorar la organización y entender mejor a sus clientes para personalizar su experiencia. Esto por sí solo hace que las soluciones de CRM sean mucho más accesibles que nunca en cuanto a costes.

Dado que las soluciones cloud no requieren difíciles instalaciones o instalación de hardware, son mucho más rentables y, al mismo tiempo, logran ofrecer las mismas funcionalidades que podríamos esperar de un software a medida y en nuestros servidores. Al igual que con el software empresarial más moderno, las soluciones CRM pueden integrarse con otras herramientas comerciales para ayudar a organizar y mantener los datos actualizados, al tiempo que mejora la eficiencia y la productividad de nuestros equipos.

Por último, no podemos olvidar que los sistemas de gestión CRM han demostrado ser críticos para el crecimiento corporativo en los últimos años, al actuar como repositorios para que las empresas mantengan información sobre nuestros clientes, y para que los equipos de ventas que necesitan realizar un seguimiento de los prospects, lo puedan realizar de forma más sencilla.

Como podéis ver, elegir una herramienta CRM no es una tarea sencilla y deberemos analizar diferentes aspectos a los que hay que prestar atención. Tener un buen CRM es básico para organizar tus contactos y poder tener una atención al cliente excepcional, en cualquier tipo de negocio, ya sea una pyme, una gran empresa o una industria. Por cierto si aún no has leído nuestro post sobre estrategias de inbound marketing para el sector industrial, te invitamos a leerlo y sacarle el máximo partido al inbound marketing.

6. Características por las que tu empresa necesita trabajar con un CRM

Para elegir el CRM que más se ajuste a las necesidades que tiene tu empresa, es importante tener en cuenta las siguientes características:

• Necesidades de la empresa

El primer paso que se debe tener en cuenta es identificar las necesidades que necesita tu empresa, como la automatización de procesos, la gestión de contactos y la segmentación de clientes, para poder elegir un CRM que pueda cumplir con las necesidades de la empresa.

• Gestión de contactos

La gestión de contactos es una de las funciones clave de un CRM. Con un CRM de gestión de contactos, tu empresa puede almacenar y organizar información sobre tus clientes, prospectos y otros contactos relevantes. Esta información incluye detalles personales, información de contacto, historial de interacciones, preferencias y otra información valiosa para la empresa. 

Esto permitirá a tu empresa tener una vista completa y centralizada de todos tus contactos y las interacciones con ellos. Esto te podrá ayudar a entender mejor a tus clientes y a mejorar la relación con ellos. Además, también puede ayudarte a identificar oportunidades de venta y a personalizar la estrategia de marketing. La gestión de contactos también te permitirá automatizar el seguimiento de las interacciones con los clientes, lo que permite ser más eficientes y ahorrar tiempo.

• Calificación de los leads o clientes

La calificación de los leads o clientes en un CRM es una técnica que se utiliza para determinar el potencial y la prioridad de los prospectos y clientes. El CRM te permite almacenar y organizar de manera centralizada, lo que hace que tu empresa tenga una visión completa y accesible de todos los leads o clientes calificados.

El proceso de calificación de los leads o clientes en un CRM se puede automatizar con reglas y fórmulas, lo que permitirá a tu empresa ahorrar tiempo y esfuerzo a tus equipos de ventas. En el CRM también se pueden establecer alertas y recordatorios para realizar seguimientos y mantenerse al tanto de los prospectos o clientes más prometedores.

• Seguimiento

El seguimiento en un CRM es una parte crucial de la gestión de ventas y se refiere al proceso de mantener un contacto de forma regular con los leads y clientes de manera constante a lo largo del tiempo. En un CRM, el seguimiento se puede realizar de manera centralizada y organizada, lo que permite a tu empresa mantener una visión completa y accesible de todas las interacciones con los leads o clientes.

El seguimiento en un CRM puede incluir diferentes tareas, como hacer un seguimiento de las llamadas, los emails, las reuniones, registro de notas y los resultados de las interacciones, y programación de recordatorios para futuras acciones.

• Gestión del funnel de ventas

El funnel de ventas en un CRM puede incluir diferentes etapas, como la generación de leads, la calificación de leads, la presentación de la propuesta, la negociación y la cierre de la venta. Cada etapa del funnel se puede rastrear y monitorear para determinar el progreso y el potencial de los leads.

Hay que tener en cuenta que la gestión del funnel de ventas en un CRM también puede ayudar a tu empresa a identificar y solucionar los problemas y obstáculos que puedan estar retrasando la venta. Esto también permitirá a tu equipo personalizar la estrategia de ventas para cada lead o cliente, basándose en la información de calificación y en el progreso a lo largo del ciclo de ventas y ayudará a tu empresa a poder ofrecer una experiencia más personalizada y relevante a cada lead o cliente.

• Marketing automation

El marketing automation en un CRM es una combinación de tecnologías que permiten automatizar tareas de marketing repetitivas y manuales, con el objetivo de mejorar la eficiencia y la efectividad del proceso de marketing. Al integrar la automatización de marketing en un CRM, tu empresa podrá aprovechar todos los datos y la información almacenados en él, y así personalizar y automatizar la estrategia de marketing.

También te ayudara a mejorar la segmentación de tu audiencia, personalizar la experiencia del usuario, monitorear y analizar los resultados de tus campañas de marketing en tiempo real. El CRM también podrás automatizar tareas como el envío de emails masivos, segmentar la audiencia, personalizar la experiencia de usuario y el seguimiento del comportamiento en línea.

• Gestión de documentos

La gestión de documentos dentro de un CRM es una función importante que permitirá a tu empresa almacenar, organizar y compartir información y documentos relacionados con tus clientes y prospectos en un solo lugar accesible. La gestión de documentos en un CRM puede incluir la creación, almacenamiento y acceso a documentos como contratos, propuestas, facturas, notas de seguimiento, correos electrónicos y más.

La integración de la gestión de documentos en un CRM permite a la empresa mejorar la eficiencia y la transparencia del proceso de negocios, ya que todos los documentos relacionados con tus clientes y prospectos están disponibles en un solo lugar accesible para todos los usuarios autorizados. También, te permitirá una mejor colaboración y comunicación entre todos los departamentos y equipos de tu empresa, ya que todos pueden acceder a la información y los documentos relevantes de manera rápida y sencilla.

• Integración con otras plataformas

Verifique si el CRM que elige se integra con otras herramientas que su empresa ya utiliza, como una plataforma de correo electrónico o un sistema de facturación.

• Usabilidad

Es importante que el CRM que elijas sea fácil de usar para todos los departamentos de tu empresa, especialmente para aquellos que no están familiarizados con las nuevas tecnologías de información.

• Acceso a diferentes tipos de dispositivos

El acceso de diferentes tipos de dispositivos en un CRM es una característica importante que permite a todos los usuarios acceder a la información y las funciones del CRM desde cualquier localización y en cualquier momento, utilizando diferentes tipos de dispositivos como ordenadores, tablets y smartphones.

• Informes

Los informes en un CRM permitirán a tu empresa obtener una visión general del desempeño, identificar tendencias, detectar áreas de mejora y tomar decisiones basadas en datos. Algunos de los tipos de informes que se pueden generar en un CRM incluyen: informes de ventas, informes de marketing, informes de servicio al cliente e informes financieros.

6. ¿Cómo elegir el mejor CRM para tu Empresa?

Todo dependerá de cuáles sean tus planes, del tipo de negocio que tengas y de cuáles son las características más importantes para ti. Existe un CRM perfecto para cada empresa. La rapidez con la que te adaptes a su uso será imprescindible para que la inversión que realices sea lo más rentable posible. Mención aparte nos merece el tipo de sistema de CRM que ya utilices y su posible adaptación al nuevo CRM que adquieras. No olvides que el uso de esta herramienta no es una opción, sino una necesidad para conseguir mejorar los resultados de tu negocio.

No podemos negar que la opción de Hubspot es la preferida por muchas empresas que buscan eficacia y adaptabilidad, además ofrece la opción de tener, de forma totalmente gratuita su CRM y poder ampliar luego al resto de sus servicios, marketing y ventas. Para diseñar tu estrategia de inbound marketing con el CRM de Hubspot y tu elección sea un acierto, ¡cuenta con nosotros!. Contacta para que encontremos la mejor alternativa para tu tipo de negocio. Te ayudaremos en el proceso de instalación, puesta en marcha y formación necesaria para que puedas comenzar a usar la nueva herramienta en el menor tiempo posible. 

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